Samenstelling van een bestuur

Elke vereniging en stichting heeft een bestuur. Het bestuur heeft de dagelijkse leiding over de organisatie en draagt zorg voor het nastreven van de doelstellingen. Elk bestuur beschikt tenminste over een voorzitter, penningmeester en secretaris. Daarnaast is het mogelijk dat de vereniging nog algemene of speciale bestuursfuncties kent zoals het uitvoeren van activiteiten of het begeleiden van commissies.

Ieder bestuurslid heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden. Hieronder vindt je de belangrijkste taken per functie. Tevens zijn de taken opgenomen in bijgevoegde voorbeelden van functieprofielen.

Voorzitter

Persoonlijkheid: heeft een goede spreek- en luistervaardigheid, kan enthousiasmeren, relativeren, delegeren en coördineren;

Taken/verantwoordelijkheden:

• Bewaakt de statuten;
• Ziet toe op een goede taakverdeling binnen het bestuur;
• Vertegenwoordigt de organisatie naar buiten toe, onderhoudt contacten met belangrijke instanties;
• Bereidt de bestuursvergaderingen voor;
• Stelt (samen met de secretaris) een agenda op;
• Zit de bestuursvergaderingen voor;
• Bevordert een efficiënt én plezierig vergaderklimaat;
• Vat duidelijk samen wat er besproken en besloten is;
• Checkt of de besluiten ook echt worden uitgevoerd;
• Is mede-ondertekenaar van officiële stukken.

Secretaris

Persoonlijkheid: kan goed hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden, schrijft gemakkelijk, heeft plezier in ‘papierwerk’ en kan goed met de computer overweg;

Taken/verantwoordelijkheden:

• Stelt (samen met de voorzitter) een agenda op voor de bestuursvergaderingen;
• Notuleert die vergaderingen;
• Handelt de briefwisseling en het e-mailverkeer met derden af. Schrijft vaak ook de persberichten;
• Houdt het (knipsel)archief bij;
• Is verantwoordelijk voor de ledenadministratie;
• Geeft belangrijke informatie door aan het bestuur, de commissies, de leden etc.

Penningmeester

Persoonlijkheid: is betrouwbaar en nauwkeurig, kan goed met de computer overweg, heeft verstand van boekhouden en plezier in ‘cijferwerk’;

Taken/verantwoordelijkheden:

• Bewaakt de binnenkomende en uitgaande geldstromen;
• Stelt de jaarlijkse begroting op en bewaakt deze;
• Voert een inzichtelijke financiële administratie en voorziet het bestuur van financiële rapportages;
• Stelt het financieel jaarverslag op;
• Vertaalt beleid en activiteiten in geld en in informatie over (on)mogelijkheden.

Overige bestuursleden

De andere bestuursleden hebben vaak een eigen aandachtsgebied, zoals PR. Ook andere taken komen voor: het voorzitten van een commissie of bijvoorbeeld het vertegenwoordigen van de organisatie in een regionaal overleg.

Aantreden of aftreden als bestuurslid

Als vrijwilligersorganisatie bepaal je zelf de termijn dat een bestuurslid actief is en de manier waarop er nieuwe bestuursleden worden gekozen. Het is gebruikelijk dat een bestuurstermijn na de vastgestelde termijn (bijvoorbeeld 1 of 2 jaar) eindigt omdat het bestuurslid zelf zijn taken neerlegt of dat het lid ontslagen wordt. Het kan ook zijn dat je kiest voor een benoeming voor onbepaalde tijd, dan eindigt het bestuurslidmaatschap alleen bij overlijden, ontslag of bij het zelf aftreden van het bestuurslid. Daarnaast kun je ook kiezen om een maximumleeftijd te hanteren voor bestuurders of een maximale termijn voor een bestuurder. De wijze waarop je dit regelt, wordt vastgelegd in de statuten van je organisatie.