Investeren in vrijwilligersbeleid levert veel op

Het opstellen van een goed vrijwilligersbeleid vergt aandacht en tijd. De opbrengsten worden niet altijd gelijk duidelijk. Dus waarom zou je er als bestuurslid of vrijwilligerscoördinator aan beginnen? Hoogste tijd voor een goed gesprek met Ronald Hetem, medeauteur van de nieuwe editie van het basisboek vrijwilligersmanagement dat dit najaar verschijnt, over nut en noodzaak van vrijwilligersbeleid.

Waarom is voor een organisatie een goed vrijwilligersbeleid belangrijk?

Het dwingt je tot nadenken over een visie op de inzet van vrijwilligers. Vrijwilligers vormen voor (vrijwilligers)organisaties hun belangrijkste kapitaal, dus investeer daar voldoende tijd in. Waarom werkt mijn organisatie met vrijwilligers? Wat is de meerwaarde ervan? Waar en hoe, en met welke taken en verantwoordelijkheden zet ik mijn vrijwilligers in? Waar ligt de grens tussen de inzet van vrijwilligers en die van betaalde krachten?

Wat levert het op?

Duidelijkheid over de rol/taken van vrijwilligers maakt een gerichtere en betere werving van vrijwilligers mogelijk. Je weet immers naar welke competenties je op zoek bent. Duidelijkheid zorgt ook voor minder conflicten tussen bijvoorbeeld bestuur, betaalde krachten en vrijwilligers. Het inzetten van vrijwilligers op hun competenties en een goede begeleiding leiden tot minder verloop onder vrijwilligers, waardoor je minder energie hoeft te steken in het vinden van nieuwe vrijwilligers.

Wat kan er mis gaan als er onvoldoende nagedacht is over vrijwilligersbeleid?

Een tweetal voorbeelden. Een museum laat haar winkel door vrijwilligers runnen. Na verloop van tijd ontdekt men dat er tijdens openingstijden vaak niemand aanwezig is. Vrijwilligers blijken minder makkelijk in te roosteren dan betaalde krachten.

Een ander voorbeeld betreft een verzorgingshuis waar een door betaalde krachten uitgevoerde koffieronde werd wegbezuinigd. De vrijwilligers bleken in staat en bereid om die koffieronde in ere te herstellen. Deze mogelijkheid was over het hoofd gezien, omdat het verzorgingshuis niet goed had nagedacht over hoe het haar vrijwilligers kon inzetten..

Welke elementen moet een vrijwilligersbeleid in elk geval bevatten?

• Een visie op de inzet van vrijwilligers
• De positie van vrijwilligers binnen de organisatie: aansturend (bestuur), uitvoerend (ondersteund door beroepskrachten) of actief binnen een volledig door vrijwilligers gerunde organisatie
• Op welke (kern)processen binnen de organisatie vrijwilligers worden ingezet en welke competenties daarvoor nodig zijn
• Wie krijgt welke verantwoordelijkheden en taken (bijvoorbeeld wie coördineert de aanname van nieuwe vrijwilligers).
• Waarop de vrijwilligers kunnen rekenen; deskundigheidsbevordering, onkostenvergoedingen, verzekeringen, het afdekken van aansprakelijkheid.
• Veiligheid. Iedere vrijwilligers moet zich binnen de organisatie veilig voelen. Het gaat daarbij zowel om arbeidsomstandigheden als de sociale veiligheid. Hoe ga je om met grensoverschrijdend gedrag? Zowel van vrijwilligers onder elkaar, van vrijwilligers naar cliënten als van cliënten naar vrijwilligers.

Ook is het nuttig om over de volgende zaken alvast na te denken en ze vast te leggen in handvatten, ook als je daar als organisatie in eerste instantie niet mee te maken krijgt.

1. Hoe om te gaan met vrijwilligers die maar korte tijd inzetbaar zijn (flex-, evenement-, nl-doet- en MaSvrijwilligers)
2. Hoe om te gaan met specifieke doelgroepen als bijvoorbeeldjongeren, migranten en gehandicapten. Je bent als organisatie vrij om daar wel of niet een beleid op te ontwikkelen, maar realiseer je wel dat zulke keuzes consequenties kunnen hebben. Maak daarom de consequenties en keuzes expliciet.

Je legt alle afspraken tussen vrijwilliger en organisatie vast in een contract, toch?

Zowel bij organisaties als vrijwilligers is er weerzin tegen vrijwilligerscontracten, omdat ze een bepaalde juridische status impliceren. Onterecht, want het zijn geen arbeidscontracten. Maar om misverstanden te voorkomen is het beter om het een vrijwilligersovereenkomst te noemen. Zogezegd een afsprakenlijstje waarin precies is vastgelegd wat men van elkaar kan verwachten. Men kan elkaar dan aanspreken op het niet of onvoldoende nakomen daarvan zonder dat er sprake is van een juridische status.

Welke hulpmiddelen beveel je aan om vrijwilligersbeleid op te zetten?

Het op het business canvas model gebaseerde WelzijnsCanvas is een model van hoe een organisatie waarde creëert, levert en behoudt. Bij dit vanuit het bedrijfsleven naar de welzijnssector vertaalde model, gaat het er in feite om dat je als organisatie nadenkt over wat je wilt bereiken, wat je daarvoor nodig hebt, wat je al in huis hebt, en wat je te bieden hebt. Pas als je als organisatie hebt bedacht hoe, waar en waarvoor je vrijwilligers wilt inzetten, zijn hulpmiddelen voor het vinden en binden als de Wervingscirkel, de Quickscan vinden en binden, 5xb en het Vrijwilligerskwadrant bruikbaar.

Hoe voorkom je dat het beleid als papieren stuk in de la verdwijnt?

Zorg er voor dat zoveel mogelijk van je vrijwilligers meedenken en meebeslissen. Mensen gaan dan ook automatisch meedoen. Maak je vrijwilligers in feite mede-eigenaar van je beleid. Houd het beleid vooral ook levend door het regelmatig te bespreken en onderdelen ter discussie te stellen op ledenvergaderingen en tijdens trainingen. Dat levert ook extra energie op. Bovendien kun je in een constant veranderende omgeving met veranderende vrijwilligers je vrijwilligersbeleid als organisatie niet statisch houden.

Hoe komt vrijwilligersbeleid in de nieuwe editie van het basisboek aan bod?

De belangrijkste insteek is dat het werken met vrijwilligers echt een vak is, dat specifieke deskundigheid, competenties en vaardigheden vereist. Degenen die met vrijwilligers werken moeten zich deze eigen maken, of het nu om betaalde beroepskrachten of vrijwilligers, bestuursleden of vrijwilligerscoördinatoren gaat.

Bron: Movisie