Goed uit elkaar

Ook in het vrijwilligerswerk gaan mensen uit elkaar. Mensen stoppen zelf als vrijwilliger, maar er zijn ook vrijwilligers die gevraagd worden afscheid te nemen vanwege een geschil of omdat ze niet goed functioneren.

In beide gevallen kan het een moment zijn waar veel emotie bij komt kijken.

Veel vrijwilligersorganisaties besteden veel tijd aan het binden, behouden en begeleiden van vrijwilligers, maar hoe zit het bij jullie met het beëindigen?

Vaak staat er in het vrijwilligersbeleid een deel over het beëindigen van het vrijwilligerswerk en wat iemand kan doen in het geval van een geschil. Is dit bij jullie niet opgenomen? Dan raden wij aan dit wel te doen.

En vervolgens ook de vraag te stellen; hoe gaan wij hier in de praktijk mee om?

Bij het doen van vrijwilligerswerk gaan de vrijwilliger en de organisatie een relatie met elkaar aan en zoals iedere relatie kan ook deze beëindigen. En dit kan op twee manieren; rustig en respectvol of in conflict. In beide gevallen zijn er enkele tips die wij kunnen meegeven.

Bij beëindigen staan de volgende vragen centraal:

• Waarom wil/moet de vrijwilliger stoppen?
• Hoe wil de vrijwilliger stoppen?
• Wat laat de vrijwilliger achter/hoe worden zaken overgedragen?
• Wat kan de organisatie nog voor de vrijwilliger doen?
• Hoe komt de vrijwilliger terug als hij/zij dat wil?

Tijd nemen voor de individuele vrijwilliger, het begeleiden van de vrijwilliger, kan voorkomen dat vrijwilligers stoppen of dat een situatie escaleert. Door knelpunten te signaleren en te bespreken kunnen beide partijen van elkaar leren en is het mogelijk om bij te sturen. Er kan ook gesproken worden over eventuele andere taken of eventuele afbouw van werkzaamheden, wat een toekomstige beëindiging aangenamer laat verlopen.

Door het bieden van begeleiding aan actieve vrijwilligers komen voornemens om te stoppen niet uit de lucht vallen. In begeleidingsgesprekken kun je namelijk vroegtijdig signaleren dat iets niet goed gaat. Je voert gesprekken over de oorzaken en redenen hiervan en bespreekt wat de organisatie kan verbeteren en wat de persoon in kwestie zelf bij kan bijdragen. Vervolgens maak je samen afspraken over stappen, een begeleidingstraject, evaluatie etc. Tijdens de te ondernemen stappen bied je begeleiding en ondersteuning. Ten slotte vindt er een evaluatiemoment plaats en volgen er eventuele consequenties.

Dit kost tijd, maar door dit traject kun je mensen binnen houden. Het kan ook betekenen dat je afscheid moet nemen van mensen, maar wel op een dusdanige wijze dat beide partijen hun best hebben gedaan om verbeteringen aan te brengen. Ook hebben beide partijen de tijd gehad om in te kunnen zien dat het samen niet werkt.

Als laatste; het is altijd zinvol om een eindgesprek te houden met de vertrekkende vrijwilliger. Je rondt een proces af en leert er zelf ook van.

Op basis van Bron: Werkboek 5xB uitgave 2005; CIVIQ, Utrecht